In je vrije tijd wil je even niet aan werk denken, waardoor je ook je mailbox even laat voor wat het is als je vrijdag naar huis gaat. Echter, wanneer je maandag met enige nervositeit je mailbox opent, is deze compleet ontploft. Van nutteloze reclames tot notificaties van je boekhoudpakket tot belangrijke berichten van klanten. Dan is het fijn om snel een overzicht te scheppen in de chaos. In dit artikel krijg jij een aantal handige tips voorgeschoteld om orde op zaken te stellen in je mailbox.
Tips voor het ordenen van je mailbox
Op een overvolle mailbox na het weekend zit niemand te wachten en om dit snel en makkelijk te ordenen, kun je een aantal handige tips volgen. Hiermee zit jij niet urenlang belangrijke mailberichten van zinloze notificaties te onderscheiden en kun je met een gerust hart de maandagochtend in.
1. Gebruik het archief
Belangrijke mails kun je archiveren, waardoor het berichtje verdwijnt uit je inbox, maar altijd in deze map terug te vinden is.
2. Gebruik filters, sorteerfuncties en zoekbox
Om snel een oude mail op te zoeken, kun je de zoekbox gebruiken, waarbij je kunt zoeken op afzender, datum, naam of bepaalde termen in de tekst. Tevens werken filters en sorteerfuncties als hulpmiddel om snel berichten terug te vinden.
3. Handel mails snel af
Je kunt mailtjes snel afhandelen door jezelf af te vragen of er direct een reactie op gegeven moet worden. Zo ja, dan kun je dit direct doen. Zo niet, dan kun je de mail inplannen of het op je to-do lijst zetten en later afhandelen. Onbelangrijke mails kunnen gelijk verwijderd worden.
4. Maak mappen aan
Om een overzicht te verkrijgen, kun je mappen aanmaken waar je berichten consequent naartoe verplaatst. Elke mailaanbieder biedt deze mogelijkheid. Geef ze bijvoorbeeld namen als “Werk”, “Privé” of “Facturen”.
5. Maak regels aan
In de meeste mailprogramma’s kun je diverse regels instellen, waardoor mailtjes die aan bepaalde criteria voldoen gelijk in de juiste mappen worden gezet. Zo kun je e-mails van familieleden automatisch laten verplaatsen naar de map “Familie”.
6. Markeer je mails
Een zesde tip voor het tegengaan van een overvolle mailbox en zeurende hoofdpijn als gevolg is e-mails eruit laten springen met een markering. Dit kan vaak door middel van een label, sterretje of vlaggetje, waardoor je in één oogopslag ziet welke berichten actie vereisen.
7. Meld je af voor nieuwsbrieven
Vaak lopen mailboxen vol door nieuwsbrieven waar je je per ongeluk voor hebt aangemeld. Deze zinloze berichten kunnen tegengegaan worden door onderaan de nieuwsbriefmail op “Afmelden” of “Unsubscribe” te klikken.
8. Sorteer e-mails op prioriteit
Een aantal mailaanbieders, waaronder Microsoft Outlook, sorteren binnenkomende berichten al voor je. Hierbij wordt een prioriteit toegekend, waarbij de mailaanbieder via een algoritme jouw mailgedrag analyseert. Er wordt rekening gehouden met wie je veel mailt, welke mails je daadwerkelijk opent en markeert en waar je op reageert. Deze selectie hoeft niet altijd geheel overeen te komen met wat voor jou belangrijk is, maar kan het ordenen van je mailbox wel makkelijker maken.
9. Werk aan je spamfilter
Bij veel mensen laat de spamfilter te wensen over en je hebt vaak de keuze om deze filter strenger of juist minder streng in te stellen. Sommige spamfilters zijn tevens zelflerend.
10. Zet de belangrijkste mails bovenaan
Tot slot is het zaak om een selectie te maken door mails met grote haast bovenaan te zetten. Zo heb je een startpunt en wordt er druk van de ketel gehaald.
Wil jij graag je mailbox opruimen en ordenen, maar weet je niet waar je moet beginnen? Dan kun je altijd bij ons terecht voor vragen en hulp. Gebruik bijvoorbeeld het terugbelformulier of de livechat, waardoor jij gemakkelijk orde op zaken kunt stellen.