Met een beetje geluk hoef je nooit een werknemer op staande voet te ontslaan. Maar als het toch gebeurt, vergeet dan niet je ICT-beheerder in te lichten! Je zult namelijk zo snel mogelijk de toegang tot het bedrijfsnetwerk willen beperken. In deze blogpost bespreken we wat je moet doen als je een werknemer ontslaat – en hoe je er voor kunt zorgen dat zijn of haar vertrek geen gevolgen heeft voor je bedrijfsvoering.
Waarom direct de ICT-afdeling op de hoogte brengen?
Ontslag op staande voet gebeurt niet zomaar. Vaak ben je dan niet meer met elkaar in gesprek en hoef je geen medewerking te verwachten van je toekomstig oud-medewerker. Het is dus belangrijk om zo snel mogelijk voor de technische aspecten te zorgen. De IT beheerder zal precies weten wat er gedaan moet worden om de toegang tot de mailboxen, boekhouding, belangrijke documenten en programma’s uit te schakelen.
Ook kan de IT-beheerder zien of bijvoorbeeld met het Microsoft 365 account is ingelogd op een privé telefoon of computer. Door de toegang weg te nemen, kun je er zeker van zijn dat de vertrouwelijke informatie van je bedrijf niet in verkeerde handen terechtkomt.
Toegang intrekken of apparaat op afstand wissen?
Het is belangrijk om vooraf te bedenken wat je in een situatie zoals deze doet. Zo voorkom je later onaangename verrassingen. Maak je gebruik van een bring-your-own-device beleid? Dan kun je niet zomaar op afstand het apparaat wissen. Met deze actie verwijder je mogelijk ook privé gegevens van je medewerker. Mogen je werknemers niet op privé apparaten inloggen en werken? Dan kun je zonder problemen een telefoon, tablet of laptop op afstand wissen.
Trek je op afstand de toegang tot de bedrijfsgegevens in? In geval van Microsoft 365 worden de gegevens dan gewist van bijvoorbeeld de telefoon of de laptop zodra deze weer verbinding maakt met internet en de cloud van Microsoft. Privé gegevens worden niet verwijderd (tenzij deze in de zakelijke OneDrive staan bijvoorbeeld).
Test of het wissen van apparaten werkt
Testen is ontzettend belangrijk! Je wil niet dat je IT beheerder per ongeluk iemands privé gegevens verwijdert. Dat zou niet alleen onaangenaam zijn voor de medewerker, het zou ook kunnen leiden tot vervelende juridische zaken. En nog erger: het niet op afstand kunnen wissen van data zou een werknemer de kans kunnen geven je bedrijf ernstige schade toe te brengen.
Controleer daarom altijd of apparaten en data van werknemers op afstand gewist kunnen worden. Bijvoorbeeld via Microsoft 365, Apple Find my Iphone of Google Find my Android. Zo kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.
Advies nodig hoe om te gaan met dit soort situaties?
Wij hebben dit al vaker meegemaakt dan je denkt! Onze experts helpen je graag verder en geven je advies over hoe je de situatie het beste kunt aanpakken. Voorkomen is natuurlijk nog beter.